Beste App kleine Geschäftsquittungen

Digitale Zahlungen. Oktober, Keine Kommentare. Von Jonathan Reich. Zuletzt aktualisiert am 1. Oktober von Ewen Finser. Im Folgenden sind die zehn Apps zur Belegverfolgung, die ich am meisten empfehle. Jede hat ihre Vor- und Nachteile, aber sie alle füllen eine Nische, je nachdem, wie Sie Ihre Abläufe gestalten.

Wenn Sie strenge Spesenabrechnungen und Reiserichtlinien benötigen, verwenden Sie Expensify oder Zoho Expense. Für die Erfassung großer Mengen in der Hauptbuchhaltung ist Dext das Arbeitstier. Verwenden Sie bereits QuickBooks Online oder Xero. Ihre integrierten Tools decken die Grundlagen ab.

Papierstapel oder Kontoauszüge abrufen. Shoeboxed und Hubdoc helfen dabei. Freiberufler in FreshBooks können nativ bleiben. Enterprise-Reiseprogramme sollten SAP Concur wählen. Am besten für: Puzzle ist am besten für Gründer und Finanzteams geeignet, die Belege an ein Echtzeit-Hauptbuch binden möchten, nicht als nachträgliche Idee.

Warum es herausragt: Puzzle behandelt den Beleg als Quelldokument erster Klasse. Sie fotografieren, mailen oder ziehen das Bild herein, und es wird an die Transaktion im Live-Hauptbuch angeheftet. Bank- und Kartenzuführungen werden schnell gebucht.

Das System schlägt Kategorisierungen vor und lässt Sie mit einem Klick bestätigen. Ich mag auch, dass Anhänge auf der Eintragsebene existieren, sodass Ihr Support bei Überprüfungen, Due Diligence oder einer IRS-Anfrage immer nur einen Klick entfernt ist.

Der Abgleichschritt ist klar. Abschlusstasks werden kürzer. Wenn ich Kostenzeilen überprüfe, sind die Belege da, sodass ich keine PMs oder Mitarbeiter jagen muss. Puzzle zielt darauf ab, Ihr System of Record zu sein.

Wenn Sie ein reines Add-on wünschen, das Dateien in einen bestehenden Prozess fallen lässt, ohne das Hauptbuch zu berühren, wird sich dieses engere Modell neu und erfrischend anfühlen. Wenn Sie saubere Echtzeit-Bücher wünschen, bei denen Belege immer der richtigen Transaktion zugeordnet sind, beginnen Sie hier.

Es übertrifft andere für Teams, die Wert auf Geschwindigkeit, Qualität der Audit-Trails und weniger Handoffs legen. Mitarbeiter fotografieren einen Beleg, die App liest ihn, und Sie leiten ihn durch Richtlinien und Genehmigungen.

Es unterstützt Erstattungen, Tagegelder, Kilometergeld und Firmenkarten-Feeds, was meiner Meinung nach eine Menge Dienstleistungen für eine recht intuitive App ist. Für viele Kunden ist die Stärke der Workflow: Manager genehmigen auf ihren Handys, und synchronisierte Exporte gehen an das Buchhaltungssystem.

Spesenabrechnungs-Workflows fügen Struktur hinzu, aber auch Schritte, die Zeit kosten. Die Einrichtung erfordert Überlegung: Kategorien, Regeln und Exportzuordnung. Hervorragend für strukturierte Spesenkontrolle und Reisen.

Wenn Ihr Problem die Durchsetzung von Richtlinien und Genehmigungen ist, passt dies zu der Aufgabe. Am besten für: Unternehmen und Inhouse-Teams, die große Mengen verarbeiten und eine Dokumentenlenkung benötigen. Dext hat die Routing von Posteingang zu Hauptbuch zu einer wiederholbaren Gewohnheit gemacht.

Sie leiten Rechnungen und Belege an eine eindeutige Adresse weiter, überprüfen die extrahierten Daten und veröffentlichen sie mit dem angehängten Bild im Hauptbuch. Lieferantenregeln sparen Klicks für regelmäßige Lieferanten. Für Bauunternehmer mit vielen wiederkehrenden Materialbelegen ist diese Art von Konsistenz ein Game Changer.

Wenn Sie Reiserichtlinien, Erstattungen oder Workflow für Karteninhaber benötigen, kombinieren Sie Dext mit einer anderen App. Am besten für: Unternehmen, die bereits QuickBooks Online verwenden und eine einfache Erfassung in Verbindung mit Bankfeeds wünschen.

Das System liest die Grundlagen, schlägt einen Abgleich mit einer Banktransaktion vor und hängt das Bild an. Es hält Ihren Workflow in einem Tool und ist kinderleicht. OCR ist solide für Summen und Lieferanten, weniger für Zeilendetails.

Am besten für: Xero-Shops, die mobile Erfassung, Erstattungen und Codierung innerhalb des Xero-Stacks wünschen. Xero Expenses passt zu den Xero-Diagrammen und Bankregeln. Die Mitarbeiter erfassen Belege unterwegs, reichen sie ein, und Sie genehmigen sie anhand festgelegter Richtlinien.

Der Export ist nahtlos, da er innerhalb derselben Anwendung verbleibt, die Ihr Team bereits verwendet. Ähnlich dem QBO-Vorschlag oben ist dieses Tool am besten für Unternehmen geeignet, die bereits Xero verwenden und Wert auf native Integration und einfache Kontrolle legen.

Am besten für: Teams im Zoho-Ökosystem oder alle, die robuste Richtlinientools zu fairen Kosten wünschen. Zoho Expense bringt Genehmigungen, Kilometergeld, Tagegelder und Beleg-OCR in einer Anwendung zusammen. Es lässt sich mit Zoho Books kombinieren, lässt sich aber auch in die wichtigsten Hauptbücher integrieren.

Definieren Sie Kategorien, Rollen und Exporte frühzeitig und gründlich. Ähnlich wie bei den letzten beiden Elementen ist diese Plug-and-Play-Funktion sofort einsatzbereit und am besten für Unternehmen geeignet, die sich bereits im Zoho-Ökosystem befinden.

Am besten für: Eigentümer, die niemals Belege scannen oder fotografieren und einen Service dafür wünschen. Der Service kümmert sich auch um Fotos und Kilometergeld. Für Kunden, die mir buchstäblich einen Schuhkarton bringen, werden diese mit minimalem Aufwand in ein digitales Archiv überführt.

Der Postversand nimmt viel Zeit in Anspruch. Sie tauschen Geschwindigkeit gegen Komfort. Wenn Sie sofortige Transparenz für Cashflow-Entscheidungen benötigen, ist dies nicht das Richtige. Auch der Abgleich mit Bankdaten erfordert Sorgfalt; legen Sie klare Regeln in Ihrem Hauptbuch fest.

Wenn die Einführung Ihr Problem ist und Papierstapel die Norm sind, trifft Shoeboxed die Leute dort, wo sie sind. Hubdoc ruft Lieferantenaussagen von vielen Portalen ab und speichert sie zusammen mit Belegen an einem Ort.

Es veröffentlicht sie auch mit dem angehängten Bild im Hauptbuch, was die Monatsüberprüfung erleichtert. Die Abdeckung für Lieferantenportale variiert, und Verbindungen können häufiger unterbrochen werden, als Sie vielleicht denken.

Für detaillierte Spesenrichtlinien und Erstattungen kombinieren Sie es mit einem anderen Tool. Am besten für: Freiberufler und kleine Dienstleistungsunternehmen, die in FreshBooks Rechnungen stellen und eine einfache Erfassung innerhalb ihres nativen Ökosystems wünschen.

Wenn Sie bereits in FreshBooks Rechnungen schreiben und die Zeit erfassen, reduziert das Verbleiben in einem System die Reibung. Die mobile App ist klar und schnell. Am besten für: Große Unternehmen mit Reiseprogrammen, Firmenkarten und strengen Routing-Regeln.

Concur kümmert sich um die Belegverfolgung, Reisebuchungen, Richtlinienprüfungen und das Routing für riesige Unternehmen. Wenn Sie Audit-Flags, Delegationen und SSO benötigen, werden diese Kästchen angekreuzt. Einrichtung und Schulung nehmen eine Menge Zeit in Anspruch.

Für ein Personenshop ist dies viel mehr System, als Sie benötigen. Wählen Sie Concur, wenn Ihre Größe und Ihr Risikoprofil dies erfordern. Für alle anderen werden sich eines der leichteren Tools oben schneller anfühlen.

Nach vielen Aufräumprojekten verwende ich eine einfache Checkliste. Mithilfe dieser Checkliste unten ist es für meine KMU-Kunden viel unwahrscheinlicher, sich erneut in eine große Unordnung zu begeben. Wo leben Ihre Bücher. Wählen Sie ein Erfassungstool, das sauber in Ihr Hauptbuch veröffentlicht, sei es QuickBooks, Xero oder ein Echtzeit-Hauptbuch wie Puzzle.

Bilder müssen an die Transaktion angehängt werden und nicht in einem Ordner mit vagen Dateinamen liegen. Wer führt die Erfassung durch. Feldmitarbeiter. Das richtige Tool trifft die Leute dort, wo sie sind. Wenn die Crew nie scannen wird, verwenden Sie den Postversand.

Wenn Manager auf Telefonen genehmigen, wählen Sie eine App mit schnellen mobilen Genehmigungen. Welchen Grad an Kontrolle benötigen Sie. Wenn Sie Mitarbeiter entschädigen, benötigen Sie Richtlinien, Genehmigungen und Kilometerunterstützung. Wie schnell benötigen Sie Transparenz?

Echtzeit-Hauptbücher helfen Ihnen zu sehen, wie Sie heute ausgeben können, nicht nächsten Monat. Wenn Bargeld knapp ist oder die Margen dünn sind, ist schneller besser als ausgefallener. Vermeiden Sie die Apps wie Shoeboxed, die Zeit in Anspruch nehmen.

Wählen Sie das Tool, das Ihr Team verwenden wird. Einfach schlägt ideal. Fehler 1: Belege als ein Ablageprojekt behandeln, nicht als Datenschritt. Belege beweisen, wofür Sie Geld ausgegeben haben, aber sie verbessern auch die Codierung. Fehler 2: Bilder außerhalb des Hauptbuchs zulassen.

An die tatsächliche Transaktion angehängte Bilder helfen sehr.